KONSEP DASAR ORGANISASI

Organisasi merupakan wadah yang memungkinkan orang dapat saling berinteraksi dalam mencapai sebuah tujuan. bagi kalangan akademisi atau dunia kemahasiswaan organisasi merupakan laboratorium hidup, tempat berproses dan belajar mengaplikasikan teori atau ilmu pengetahuan yang diperoleh sebelum terjun ke lingkungan masyarakat. Sementara itu dalam kehidupan bermasyarakat, organisasi merupakan wadah yang memiliki banyak peran dealam dinamika kemasyarakatan.

Menurut beberapa ahli organisasi dapat diartikan sebagai berikut :

1.    Menurut Sutarto (1985) bahwa organisasi adalah sistem yang saling berpengaruh  antar orang dalam kelompok yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.     Barnard berpendapat bahwa organisasi adalah suatu sistem aktivitas kooperatif antara dua orang atau lebih.

Berdirinya suatu organisasi, jelas didasari atas tujuan yang sama yang ingin dicapai oleh beberapa orang sehingga mereka berkumpul dalam satu wadah. berdasarkan pengertian organisasi menurut para ahli diatas, maka dapat diketuhu tujuan organisasi pada umumnya adalah sebagai berikut ;

1.      Meningkatkan kemampuan, kemandirian, dan sumberdaya yang dimiliki.

2.   Sebagai wadah bagi individu-individu yang ingin memiliki jabatan, penghargaan, dan  pembagian kerja.

3.      Sebagai wadah untuk mencari keuntungan secara bersama-sama

4.      Organisasi berperan dalam pengelolaan lingkungan secara bersama-sama.

5. Organisasi dapat membantun individu-individu untuk menambah pergaulan dan memanfaatkan waktu luang dengan baik.

6.      Sebagai wadah untuk memiliki kekuasaan dan pengawasan.

Agar organisasi dapat berjalan dengan efektif dan sesuai tujuan, maka organisasi harus berjalan sesuai dengan azas-azas organisasi yang telah ditetapkan oleh para ahli, adapun azas organisasi itu sebagai berikut :

1. Azas Pembagian Kerja 

Berkaitan dengan perangkat organisasi atau pejabat dan pimpinan yang akan mempati suatu jabatan dalam satuan atau unit organisasi agar roda organisasi dapat berjalan baik dan lancar

2. Azas Rentang Kendali

Asas ini menyangkut penempatan orang-orang dan jabatan dalam suatu organisasi dibawah satu  pemimpin.

 Faktor yang mempengaruhi luas-sempitnya rentang kendali dapat dilihat dari dua sisi, yaitu:

1.   Sisi Subyektif, yaitu pengalaman, kecakapan, kesehatan dan umur seorang atasan dan bawahan

2.   Sisi Objektif, yaitu: bentuk pekerjaan, letak bawahan, stabil-labilnya organisasi, jumlah tugas kepada atasan, waktu penyelesaian pekerjaan. 

3. Azas Koordinasi

Koordinasi yang baik akan menimbulkan dinamika yang postif dalam suatu organisasi.Koordinasi  adalah proses untuk memadukan tujuan dan aktivitas dari unit-unit yang ada, supaya tujuan secara keseluruhan dapat tercapai. Tanpa koordinasi, ada kemungkinan masing-masing kerjakeras, tetapi kurang mendukung organisasi bahkan merugikan organisasi. 

4. Aszs Pelimpahan Wewenang

Pelimpahan wewenang merupakan penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seseorang pimpinan ke pimpinan yang lain.  

Manfaat yang diperoleh apabila terjadi pelimpahan wewenang, antara lain sebagai berikut:

1.      Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok saja.

2.      Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat.

3.      Keputusan-keputusan dapat dibuat dengan lebih tepat

4.      Meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab.

5.      Mengurangi sikap selalu menunggu perintah.

6.  Pelayanan dapat terus ditingkatkan walalupun pimpinan yang bersangkutan memiliki  halangan.

5. Asas Fleksibilitas 

Asas ini menyatakan bahwa struktur organisasi hendaknya mundah diubah dan disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Perubahan-perubahan dapat terjadi karena adanya pengaruh dari luar organiasasi maupun dari internal organisasi.

ORGANISASI DAN PENGORGANISASIAN

Definisi Pengorganisasian menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut :

• Menurut Griffin 1959 :, pengorganisasian merupakan pengumpulan dan pengelompokan bermacam-macam pekerjaan berdasarkan jenis pekerjaan, urutan sifat dan fungsi pekerjaan, waktu dan kecepatan pekerjaan.
• Menurut CS Certo, istilah pengorganisasian (Organizing) merupakan proses tericiptanya penggunaan secara tertib terhadap seluruh sumberdaya yang dimiliki oleh orgnasasi secara efektif dan efisien.

Pengorganisasian merupakan mekanisme utama yang dijalankan oleh pucuk pimpinan dalam suatu organisasi untuk menggerakan rencana yang telah disusun sehingga pengorganisasian memiliki peran yang sangat penting. Upaya pengorganisasian yang tersusun secara baik akan menghindarkan seorang pimpinan menduplikasi kegiatan dan adanya sumberdaya yang tidak dimanfaatkan.

Prinsip-prinsip pengorganisasian meliputi :

• Kekuasaan dan tanggung jawab
• Disiplin
• Keterpaduan Arah
• Kesatuan perintah
• Sub-ordinasi kepentingan
• Sentarlisasi
• Remunerasi
• Inisiatif
• Rantai kekuasaan
• Stabilitas hubungan kerja
• Keadilan
• Team Work

Sementara itu, fungsi dari pengorganisasian adalah sebagai berikut :

• Appropriateness ; Organisasi harus bisa mempermudah proses pencapaian tujuan 
• Efficiency ; Organisasi harus bisa mendukung terjadinya proses-proses dengan mencapai hasil yang maksimal melalui pengorbanan yang minim.
• Adequacy ; Kemampuan organisasi dalam memecahkan masalah
• Evectiveness ; Organisasi harus mewadahi proses usaha atau proses-proses manajemen yang diperlukan untuk mencapai sautu hasil.

ada banyak tahapan proses pengorganisasian yang dipaparkan oleh para ahli, namun pada kesempatan ini tahapan proses pengorganisasian meliputi :

• Merefleksikan tujuan dan rencana
• menetapkan dan merinci tugas-tugas utama yang berlandaskan visi-misi organisasi
• membagi tugas-tugas utama dalam aktivitas secara logis yang dilaksanakan oleh seseorang atau dalam tim
• pengalokasian sumberdaya dalam pelaksanaan tugas-tugas utama
• mengevaluasi strategi pengorganisasian yang telah diajalankan.

PENGORGANISASIAN SEBAGAI SUATU PROSES

Untuk menjalankan sebuah organisasi ada proses tertentu yang hasrus ditempuh. Proses tersebut terdiri dari berbagai langkah yang dapat disederhanakan sebagai berikut :

1. Memahami Tujuan 

Dalam menjalankan proses pengorganisasian, terlebih dahu harus dipahami tujuan apa yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut dan uraikan tujuan tersebut agar jelas tolak ukurnya.

2. Memahami Kegiatan

Kegiatan yang dimaksud disini adalah kegiatan organisasi yang bersifat pokok, yang dilaksanakan dalam rangka pencapain tujuan organisasi. harus jelas arah dan sasaranya.

3. Mengelompokan Kegiatan

Ada beberapa hal yang harus ditempuh, yaitu :

1. Jenis kegiatan yang dikelompokan harus sama dan tidak saling bertentangan
2. Jumlah kegiatan tidak boleh terlalu banyak atau terlalu sedikit,haruslah dikelompokan secara
   efektif dan efisien.
   
   

4. Mengubah Kelompok kegiatan Kedalam Bentuk Jabatan

Langkah ini terdapat beberapa tahapan, yaitu :

1.      Analisis tugas (job analysis)

Untuk memperjelas tugas setiap kelompok kegiatan, tugas-tugas tersebut disusun menurut kelompok dan urutannya.

2.      Uraian tugas (jos description)

Menjelaskan tugas-tugas yang telah disusun beserta keterangan yang dibutuhkan dari tiap   tugas.

3.      Penilaian tugas (job evaluation)

Untuk mengkaji ulang kelebihan dan kekurangan tugas-tugas yang telah diperinci tersebut,serta melakukan penyempurnaan jika diperlukan. Jika tugas-tugas tersebut sudah jelas ubahlah kedalam bentuk jabatan.

5. Melakukan Pengelompokan Jabatan

Agar hasil dari pengelompokan jabatan tadi dapat mudah dipahami dan lebih efektif maka harus dilakukan pengelompokan jabatan (position grouping)

6. Mengubah Kelompok Jabatan Ke Dalam Satuan organisasi

Cara membentuk satuan organisasi ada banyak cara, berapa hal; penting diantaranya adalah :

1. Atas dasar kesamaan fungsi dari jabatan
2. Atas dasar kesamaan proses  atau cara kerja dari tiap jabatan
3. Atas dasar kesamaan hasil (produksi) dari jabatan
4. Atas dasar kelompok masyarakat yang memanfaatkan
5. Atas dasar kesamaan lokasi jabatan.

7. Membentuk Struktur Organisasi

Jumlah satuan organisasi yang kan diawasi janganlah terlalu banyak atau terlalu sedikit. secara umum, untuk tingkat pimpinan, jumlah satuan organisasi yang dapat diawasi paling banyak 4. untuk tingkat pelaksana jumlah yang diawasi berkisar antar 8-12 orang.